Chaque étape alimente la suivante. Personne ne réécrit deux fois la même information.
Les 11 volets compris dans le mandat. Chacun est décrit en langage clair : ce que ça fait, ce que vous voyez à l'écran, et ce que ça vous évite. Cliquez sur un volet pour le déplier.
01 Vos clients au même endroitInclusLe dossier complet de chaque client
Un dossier par client, avec tout son historique. Fini la chasse au papier.
- Coordonnées, type de client (entrepreneur, firme de décoration, particulier), plusieurs contacts et plusieurs adresses.
- Toutes ses demandes, visites, soumissions, factures, chantiers, photos et courriels envoyés.
- Une recherche instantanée par nom, adresse ou numéro de téléphone.
- Ses prix à lui, s'il a une entente particulière : ils s'appliquent tout seuls dans ses soumissions.
- On importe vos clients actuels à partir de vos fichiers, vous n'avez rien à retaper.
02 Les demandes qui entrentInclusSite web et téléphone au même endroit
Les demandes de votre site web arrivent directement dans l'application, et non dans une boîte courriel où elles se perdent.
- Chaque demande devient une ligne à traiter, avec la date et le nom du client.
- Les appels s'entrent manuellement en 20 secondes.
- Un représentant est assigné et reçoit un avis.
- Un statut clair suit la demande : nouvelle, visite planifiée, soumission envoyée, acceptée, refusée.
- Alerte sur les demandes qui traînent depuis trop longtemps.
03 D'où viennent vos demandesInclusSavoir ce qui vous amène des clients
Chaque demande qui entre garde sa trace : le formulaire de votre site, un appel, une recherche Google, une publication Facebook. Vous arrêtez de deviner ce qui fonctionne.
- Le client reçoit un accusé de réception automatique dès qu'il remplit votre formulaire, pendant que le représentant est encore sur un chantier.
- Relances et rappels avant la visite par courriel ou par texto, sans que personne s'en occupe.
- Chaque demande est reliée à sa provenance, et vous voyez laquelle rapporte réellement des jobs vendues, pas juste des appels.
- Le jour où vous ferez de la publicité, on sait quelle annonce a produit une vraie job et pour quel montant, ce qui permet d'investir seulement dans ce qui rapporte.
L'outil qui gère ça travaille en arrière-plan, du côté de FMP. Votre équipe, elle, n'a qu'une seule application à ouvrir.
04 Le calendrier des visitesInclusJour, semaine, mois et historique
La visite se planifie directement à partir de la demande, et le client est averti automatiquement.
- Vues par jour, par semaine et par mois, pour un représentant ou pour toute l'équipe.
- Navigation libre dans les mois passés et à venir, pour retrouver une visite ou un client.
- Recherche par nom de client ou par adresse dans tout l'historique des visites.
- Courriel de confirmation automatique au client : date, heure, nom du représentant.
- Adresse cliquable qui ouvre le GPS, et rappel au représentant le matin même.
05 La soumission chez le clientInclusLe cœur de l'outil, sur tablette
Le représentant ouvre le dossier, appuie sur « Nouvelle soumission », et les informations du client se remplissent seules. Il n'a plus qu'à mesurer et choisir.
- Il choisit dans votre liste de prix : sablage, vernis, huile, teinture, escalier, réparation, ce que vous voulez y mettre.
- Il entre les quantités (pieds carrés, nombre de marches, forfait) et les montants se calculent seuls, taxes comprises.
- Une règle bloque les erreurs : pas de ligne sans quantité, pas de prix oublié.
- Il prend des photos sur place, ajoute des notes visibles au client et des notes internes que le client ne voit pas.
- Le PDF sort à l'image de Sélection Bois-Francs : votre logo, vos coordonnées, vos conditions.
- Le client signe du doigt sur la tablette, et reçoit sa copie par courriel immédiatement.
- S'il veut réfléchir, la soumission part quand même par courriel avec un bouton « Accepter ».
- Une soumission peut être révisée (version 2, version 3) sans perdre l'originale.
06 L'acceptation du clientInclusSur place ou en ligne, deux jours plus tard
Peu importe comment le client accepte, la même chose se déclenche.
- Un courriel de confirmation au client.
- Un avis « nouveau projet vendu » à votre équipe.
- La facture créée dans son dossier.
- Le chantier ajouté à la planification, dans la semaine choisie.
S'il refuse, vous notez pourquoi en un clic. Avec le temps, vous voyez pour quelles raisons vous perdez des jobs.
07 Les facturesInclusCréées à partir de la soumission, sans rien retaper
La facture reprend exactement les lignes de la soumission acceptée.
- Facture de dépôt et facture finale, avec les extras ajoutés en cours de chantier.
- Numérotation automatique, TPS et TVQ calculées.
- Statuts clairs : envoyée, payée, en retard.
- Envoi au client, et copie automatique à votre comptable.
- Rappels de paiement automatiques si une facture dépasse la date.
08 La planification des chantiersInclusTout ce qui est vendu, visible par l'équipe
Un calendrier de production où chaque job vendue apparaît à sa semaine.
- Vue par semaine et par jour; on déplace une job d'une semaine à l'autre en la glissant.
- Une équipe ou un sableur assigné à chaque chantier.
- Fiche de chantier : adresse, contact, soumission, photos, notes.
- Courriel d'information au client avant les travaux (préparation des lieux, horaire, qui se présente).
- Quand la job passe à « terminée », la facture finale suit.
09 Les courriels automatiquesInclusLe client informé sans que personne n'écrive
Le client reçoit le bon message au bon moment, à votre image.
- Visite confirmée, soumission envoyée, acceptation reçue, facture, rappel de paiement, information avant chantier.
- Vous pouvez modifier les textes vous-mêmes, sans nous appeler.
- Tout ce qui est envoyé reste inscrit dans le dossier du client : quoi, à qui, quand.
10 Le tableau de bord et les relancesInclusVoir où en est l'entreprise, et qui rappeler aujourd'hui
Un écran d'accueil qui répond à deux questions : comment ça va, et qui je relance aujourd'hui.
- Soumissions envoyées, acceptées, refusées et en attente, pour le mois ou la période choisie.
- Votre taux de closing : global, par représentant, et sur place comparé à en ligne.
- Ventes du mois, valeur moyenne d'une job, délai moyen avant qu'un client réponde.
- Chantiers de la semaine, factures impayées et en retard.
- Chaque chiffre est cliquable et ouvre la liste derrière.
- Tous les clients qui n'ont pas donné de nouvelles depuis X jours après l'envoi de leur soumission, du plus ancien au plus récent.
- Le délai est réglable : 3, 7, 14 jours, comme vous voulez.
- Chaque ligne montre le client, le montant, le représentant, la date d'envoi, les jours écoulés, si le courriel a été ouvert et la dernière relance faite.
- Relancer par courriel en un clic : le message est déjà écrit, avec le lien vers sa soumission.
- Appeler en un clic : le numéro part sur le cellulaire, puis le représentant note le résultat (à rappeler, en réflexion, perdu, accepté).
- La ligne disparaît d'elle-même dès que le client répond.
- Chaque représentant voit ses relances; vous voyez celles de toute l'équipe.
11 Sur tablette et cellulaireInclusMême sans réseau chez le client
L'application s'installe sur la tablette et le cellulaire comme une application normale, sans passer par un magasin d'applications.
- Une soumission peut être faite sans réseau : elle se sauvegarde et s'envoie toute seule dès que le signal revient.
- Les photos sont allégées automatiquement pour ne pas vider le forfait de données.
- Écran simplifié pour le terrain : gros boutons, peu de champs.
Deux choses que la plupart des fournisseurs vendent à part, et qui sont comprises chez nous parce qu'un système mal protégé ou mal enseigné ne vaut rien.
01 La sécurité de vos donnéesSans frais additionnelsOù vivent vos données, qui y a accès, et ce qui se passe si quelque chose tourne mal.
Chaque employé a son propre accès, avec ce qu'il a besoin de voir, et rien de plus.
- Quatre types d'accès : vous (tout), représentant, production, comptabilité.
- Un représentant ne voit pas la comptabilité; la production ne modifie pas vos prix.
- On sait toujours qui a créé, modifié ou envoyé quoi, et quand.
- Un employé qui quitte : son accès est coupé en un clic, et vos prix ne partent pas avec lui.
- Connexion chiffrée, serveurs privés, données conservées au Canada.
- Sauvegardes tous les jours, avec possibilité de revenir en arrière si une erreur est faite.
- Le code et les données vous appartiennent : si un jour vous allez ailleurs, vous partez avec.
02 La formation et le supportSans frais additionnelsOn forme votre monde sur vos vraies données, et on reste après.
On forme votre monde sur vos vraies données, pas sur un exemple, et on reste disponible après.
- Formation des représentants, du bureau et de la production, sur vos vrais dossiers et vos vrais prix.
- Un guide PDF et des vidéos courtes par fonction, que vous gardez.
- Accompagnement rapproché les premières semaines, le temps que l'équipe prenne le rythme.
- Un nouvel employé engagé dans deux ans : la documentation est là, et on répond à ses questions.
- Support par téléphone et par courriel à l'année, pour vos questions et vos petites corrections.
- Mises à jour mensuelles de sécurité, de vitesse et d'améliorations.
- Les ajouts de fonctions importants sont soumis à part, avec votre accord avant qu'on commence.
Ces options ne font pas partie du mandat de base. On vous les présente parce qu'elles règlent des irritants qu'on voit souvent dans votre domaine. À prendre maintenant ou plus tard, à votre rythme.
A Vendre plus de soumissionsPrioritéDépôt payable dès l'acceptation et avis Google automatiques.
Le client peut payer son dépôt par carte au moment où il accepte la soumission. La job est confirmée tout de suite et les annulations diminuent.
Quand la job est marquée terminée, le client reçoit un courriel avec le lien vers votre fiche Google. Plus d'avis, meilleur classement, plus de demandes qui entrent sur votre site.
B Le chantier et l'équipePrioritéFeuille de chantier, heures travaillées et matériaux.
Sur le chantier : le bon de travail, une liste de vérification, les photos avant et après, les extras ajoutés sur place, et la signature du client à la fin des travaux. La facture finale se monte toute seule à partir de ça, et vous avez une preuve en cas de désaccord.
Les heures se saisissent par chantier depuis le cellulaire. Vous voyez le temps réel passé sur chaque job comparé au montant vendu, et ça sert de base pour la paie.
La liste de matériaux (vernis, huile, teinture, papier) se génère à partir de la soumission, et le bon de commande fournisseur se prépare en un clic.
C La communication avec le clientTextos, espace client en ligne et suivi des garanties.
Un texto de rappel avant la visite et avant le chantier. Moins de rendez-vous manqués et de déplacements pour rien.
Chaque client a sa propre page, accessible par un lien unique, où il suit son projet du début à la fin sans appeler au bureau.
- Ses soumissions, qu'il peut accepter directement, et ses factures, qu'il peut payer en ligne.
- La date de son chantier et l'étape où en est son projet : visite faite, soumission envoyée, job planifiée, travaux en cours, terminés.
- Les photos de son plancher avant, pendant et après les travaux, déposées par l'équipe sur place.
- Les consignes à suivre : préparation des lieux avant votre arrivée, temps de séchage, entretien de son plancher après les travaux.
- Ses documents de garantie et l'historique de ses jobs précédentes.
Rappels automatiques avant la fin de la garantie, historique des retouches faites. Un bon prétexte pour reprendre contact et vendre un entretien.
D La comptabilité, faite par l'applicationProduit FMPVos factures se rentrent toutes seules dans votre système comptable, avec la bonne transaction.
Vos factures se rentrent toutes seules dans votre système comptable, avec la bonne transaction.
- Les factures reçues par courriel se téléchargent automatiquement. L'application surveille votre boîte de courriel et récupère les factures de fournisseurs, les abonnements et les reçus, sans que personne les cherche.
- Les factures papier se prennent en photo. Vous photographiez le reçu avec le cellulaire et il entre dans le système. Fini la boîte de reçus dans le camion.
- Tout arrive au même endroit, peu importe d'où ça vient.
- Elle en sort la date, le montant, les taxes, le fournisseur, la catégorie d'achat et la méthode de paiement.
- Plus personne ne retape ces six informations-là, une facture à la fois.
- L'application est branchée sur QuickBooks ou sur le système de comptabilité que vous utilisez déjà.
- Elle y crée la facture, puis l'associe à la bonne transaction : la bonne date et la bonne méthode de paiement, selon la carte ou le compte utilisé.
- Le rapprochement se fait tout seul. C'est la partie qui prend le plus de temps à faire à la main.
- Chaque facture traitée se range dans le dossier de factures de l'application, avec le document original en pièce jointe.
- Recherche par fournisseur, par date ou par montant, en quelques secondes.
- Plus besoin d'aller fouiller dans les courriels ou dans un classeur pour retrouver une facture.
- Les revenus du mois, les dépenses du mois et le profit, à jour en tout temps.
- Les taxes à remettre, au lieu d'une surprise au prochain trimestre.
- Vous savez où vous en êtes sans attendre la rencontre avec le comptable.
- N'importe quel rapport ou statistique s'exporte en quelques secondes, dans le format que votre comptable demande.
- Vous lui envoyez un dossier complet au lieu d'une boîte de papiers.
Les factures et les paiements se rendent directement dans votre logiciel de comptabilité au lieu d'un envoi par courriel. À valider selon ce que votre comptable utilise.
E Aller chercher de nouveaux clientsVos publicités Facebook et Instagram branchées directement sur l'application.
Si vous faites de la publicité, les formulaires remplis arrivent dans l'application comme les demandes du site. Le premier qui rappelle un lead gagne la job : ici, c'est une question de minutes.
F Voir où en est l'entreprisePhase 2Poser une question à l'application en mots de tous les jours et avoir la réponse.
Deux usages :
- Après la visite, le représentant dicte ses notes à voix haute et l'assistant en fait un résumé propre et suggère les lignes de soumission.
- N'importe qui dans l'équipe peut poser une question à l'application en mots de tous les jours et recevoir la réponse tirée de vos vraies données : « où en est le dossier de monsieur Gagnon », « quelles factures ne sont pas payées », « quels chantiers cette semaine », « quelles soumissions attendent une réponse ».
Service clé en main : on s'occupe de tout, y compris d'entrer vos prix et vos gabarits.
Ce qu'on vous demande
Votre gabarit de soumission, votre liste de prix, votre logo, et un ou deux retours en cours de route.
À qui appartient l'application
Le logiciel et vos données vous appartiennent. Hébergement, sauvegardes et surveillance gérés par nous, au Canada.
Un partenaire s'en occupe
On travaille avec un partenaire qui ne fait que ça : monter et défendre les demandes de subvention. On lui soumet votre projet, il s'occupe du dossier et des suivis avec le gouvernement.
Une réponse en une à deux semaines
C'est le délai habituel entre le dépôt du dossier et l'approbation. Le développement peut commencer sans attendre la réponse si vous le souhaitez.
Ce que ça change sur la facture
Le montant approuvé est retranché de votre facture. Concrètement, vous pouvez payer autour de la moitié du prix.
Le pourcentage exact dépend du programme et de votre dossier. On vous donne le montant estimé à l'appel, avant que vous vous engagiez.